Les formalités facultatives de l’auto entrepreneur
Etablir un devis
En principe, établir un devis n’est pas obligatoire pour un auto-entrepreneur. En revanche, cela est généralement conseillé pour des raisons d’ordre juridique. En effet, le devis permet d’informer le client du prix et possède la valeur juridique d’un contrat. Établir des devis permet donc de prévenir les risques de contestation de factures, d’éviter les impayés et la procédure de recouvrement .
Pour certaines activités spécifiques, établir un devis auto-entrepreneur est toutefois nécessaire (déménagement, organisation de funérailles, secteur du bâtiment et de la maçonnerie, services à la personne, etc.). L’auto-entrepreneur doit également établir un devis si un client en fait la demande.
La contestation du montant d’une facture est la source principale des réclamations et des litiges. Afin d’éviter les factures impayées et les procédures de recouvrement de créance, mieux vaut donc bien informer le client sur le prix à payer au préalable. Si vous vendez des produits dans une boutique, c’est facile ! Vous n’avez qu’à afficher les prix sur les produits à vendre. En revanche, si vous proposez des prestations de services variables, les choses sont plus complexes. La meilleure solution consiste à faire un descriptif précis des prestations à exécuter et à déterminer leur prix dans un devis.
L’intérêt du devis est d’abord sa valeur juridique : une fois signé, celui-ci a la valeur d’un contrat. Vous êtes engagé sur le service à réaliser et votre client est engagé sur le prix à payer. Vous évitez ainsi les malentendus et les litiges lors de l’émission de vos premières factures auto-entrepreneurs !
Mais le devis a aussi un intérêt commercial : un devis bien rédigé rassure le client. Si votre devis est rédigé de manière professionnelle, votre client aura déjà un aperçu positif de vos services. Cet argument est d’autant plus important en auto-entrepreneur : vous exercez en nom propre, sans structure juridique et capital social identifiable. Vous ne bénéficiez donc pas de la crédibilité d’une société. Pour rassurer vos clients, rédigez des devis de qualité !
Dans quel cas établir un devis est-il obligatoire ?
On l’a dit, la rédaction d’un devis en auto-entrepreneur est fortement recommandée. Dans certains cas, le devis est même obligatoire pour la bonne tenue de la comptabilité de l’auto-entreprise. Pour vos relations avec un autre professionnel, vous n’avez pas l’obligation de rédiger des devis. En revanche, si vous proposez vos services à des particuliers, vous devez obligatoirement rédiger un devis dans les cas suivants :
- Pour les services de déménagement ;
- Pour les prestations funéraires ;
- Pour les prestations de dépannage, réparation ou entretien dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de maison (maçonnerie, isolation, menuiserie, serrurerie, couverture, plomberie, plâtrerie, peinture, etc) ;
- Pour les services à la personne, dès lors que le montant de la prestation dépasse 100 euros ;
- A chaque fois que le client en fait la demande, quel que soit le domaine et le montant.
A noter : vous n’êtes pas dans l’obligation d’établir un devis en cas d’intervention d’urgence. Par exemple, si vous intervenez en tant que plombier pour un dégât des eaux.
Que doit faire apparaître mon devis ?
Pour rédiger votre devis d’auto-entrepreneur, vous êtes assez libre sur le format à adopter. La loi ne fixe pas de modèle de devis d’auto-entrepreneur officiel. Lors de la rédaction de votre devis, assurez vous toutefois de lui donner un aspect sérieux et professionnel. Vous trouverez sur internet certains exemples de devis d’auto-entrepreneur pour vous orienter sur le format à adopter.
L’important dans la rédaction de votre devis auto-entrepreneur est son contenu. Il existe des mentions légales obligatoires. Voici une liste des mentions obligatoires d’un devis qui doivent obligatoirement figurer dans votre document :
- L’intitulé « devis » ou « proposition de prix »
- Le nom et l’adresse de votre auto-entreprise (on parle de raison sociale d’auto-entreprise)
- La date du devis
- La durée de validité du devis
- Votre numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et/ou au Répertoire des Métiers.
- Le nom et l’adresse du client
- La date de début et la durée estimée de la prestation
- Le détail de chaque prestation et son prix
- Le taux horaire de la main d’œuvre TTC
- Les frais de déplacement
- La somme globale à payer TTC
- La mention “TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”. Il s’agit d’une spécificité du régime TVA auto-entrepreneur.
- La signature du client précédée de la date d’acceptation du devis et de l’une des mentions suivantes “devis reçu avant l’exécution de la prestation », « lu et approuvé », « bon pour accord”
- Votre signature
Souscrire une assurance
L’auto-entrepreneur est responsable des dommages qu’il cause dans le cadre de l’exercice de son activité. La souscription à une assurance responsabilité civile professionnelle est facultative pour les auto-entrepreneurs. Toutefois, ces derniers sont libres d’y souscrire s’ils le souhaitent pour se protéger en cas de dommages liés à leur activité.
En revanche, l’exercice de certaines activités requiert la souscription d’assurances particulières. Voici les principales hypothèses pour lesquelles s’assurer est une obligation :
- Activité nécessitant l’usage d’un véhicule (assurance responsabilité civile) ;
- Activité dans le secteur du bâtiment (assurance décennale pour une auto-entreprise) ;
- Activité d’agence de voyage, etc.
Avant de se lancer, il est donc important de bien se renseigner pour savoir si vous êtes dans l’obligation ou non de souscrire une assurance auto-entrepreneur.
Comment savoir si je dois souscrire à une assurance ?
Pour les auto-entrepreneurs, certaines assurances sont rendues obligatoires par la loi. Pour tous, c’est le cas de l’assurance responsabilité civile pour les véhicules que vous utilisez, quelle que soit leur destination. Cela vaut donc si vous utilisez votre véhicule pour un transport de personnes ou pour un transport de marchandises.
Par ailleurs, si vous êtes entrepreneur du bâtiment, vous devez impérativement souscrire à une assurance décennale pour votre auto-entreprise. On va y revenir pour plus de détails.
Enfin, les textes qui régissent certaines professions imposent la souscription à une assurance. C’est le cas par exemple pour les diagnostiqueurs immobiliers ou encore pour les agences de voyage.
Il peut être difficile de savoir si votre projet personnel implique de souscrire obligatoirement à une assurance. Nous vous invitons à vous rapprocher de votre CCI ou CMA qui pourra vous éclairer sur la question.
Attention: il ne faut pas confondre l’assurance avec la mutuelle auto-entrepreneur. L’assurance couvre votre activité professionnelle tandis que la mutuelle vous permet d’avoir accès notamment à une couverture santé personnelle.
Pourquoi souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle ?
L’assurance responsabilité civile professionnelle auto-entrepreneur n’est pas obligatoire. Cependant, gardez en tête que vous êtes responsable en tant qu’auto-entrepreneur pour les biens que vous vendez, fabriquez ou réparez, par exemple. C’est un des inconvénients du régime auto-entrepreneur lorsqu’on le compare à la situation des salariés, dont les actions sont sous la responsabilité du dirigeant.
L’assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) permet de garantir les dommages cités plus haut. Elle est particulièrement utile si vous êtes auto-entrepreneur artisan par exemple. Elle sera également bénéfique si vous souhaitez exercer une activité commerciale, comme auto-entrepreneur cuisinier à domicile : celle-ci vous protégera en cas de désagrément lors d’une prestation chez un client.
Pour beaucoup, il est conseillé de vous occuper de votre assurance dès la création de votre auto-entreprise, en même temps que vos autres démarches pour devenir auto-entrepreneur.
A noter : si vous avez souscrit à une assurance professionnelle en auto-entrepreneur, vous devez l’indiquer sur vos devis et factures. Ceux-ci doivent comporter les mentions suivantes :
- L’assurance à laquelle vous avez souscrit
- Les coordonnées de l’assureur et du garant
- La couverture géographique précisée dans votre contrat d’assurance
Ces mentions s’ajoutent à celles à indiquer obligatoirement sur vos factures, et que vous trouvez sur votre K-Bis auto-entrepreneur.
Zoom sur l’assurance décennale
En tant qu’auto-entrepreneur, une assurance décennale vous permet de vous protéger car elle assure la réparation des dommages pouvant affecter votre ouvrage, jusqu’à 10 ans après la date de fin des travaux. C’est donc une assurance qui concerne principalement les auto-entrepreneurs du BTP.
En pratique, en cas de dommage, votre assurance va mener une expertise pour déterminer si la garantie s’applique. Si elle décide que c’est le cas, elle prendra en charge le coût des travaux de réparation du dommage.
Elle assurera notamment vos ouvrages lorsqu’il sont atteint d’une malfaçon, d’un vice ou d’un défaut de construction.
Elle peut-être mise en oeuvre lorsque la malfaçon, le vice ou le défaut de construction:
- Affecte la solidité de l’ouvrage et de ses équipements (exemple: exemple: un effondrement résultant d’un vice)
- Rend l’ouvrage inhabitable ou impropre à l’usage auquel il est destiné (exemple: une inondation résultant d’un défaut de conformité).
Bon à savoir : elle est également appelée garantie décennale, assurance de responsabilité civile décennale ou RC décennale auto-entrepreneur.
Par principe, l’assurance décennale est obligatoire pour les auto-entrepreneurs qui sont des professionnels de la construction qui réalisent ou font réaliser un ouvrage.
Exemple d’auto-entrepreneurs concernés : charpentiers, couvreurs, maçons, ingénieurs, promoteurs immobiliers, architectes, menuisiers, électriciens, plombiers…
Si vous êtes un auto-entrepreneur exerçant une activité dans la construction, vous êtes un professionnel de la construction. Par conséquent, vous devez obligatoirement souscrire une assurance décennale auto-entrepreneur.
Sachez que vous devrez obligatoirement remettre à votre client ou au maître d’ouvrage votre attestation de garantie décennale, avant le début des travaux.