Avant de débuter votre activité, il est très important de vous renseigner sur les formalités obligatoires à accomplir dans le cadre de la gestion de votre auto-entreprise.
Ouvrir un compte bancaire pour auto entrepreneur
Selon la loi, il est obligatoire pour un auto-entrepreneur de dédier un compte bancaire à son activité professionnelle, lorsque son chiffre d’affaires annuel dépasse deux années consécutives 10 000 euros.
Les auto-entrepreneurs disposent d’un délai de 12 mois, après la déclaration de création de leur activité, pour ouvrir un compte dédié.
En revanche, rien n’oblige un auto-entrepreneur à ouvrir un compte bancaire professionnel. Il peut donc simplement ouvrir un compte bancaire auto-entrepreneur pour les particuliers.
Cette obligation de séparation entre le compte bancaire personnel et le compte bancaire dédié à l’activité d’auto-entrepreneur sert à éviter tout risque de confusion entre les opérations financières personnelles et celles professionnelles. Le but est de clarifier la gestion comptable et d’éviter les fraudes.
Compte courant personnel ou professionnel ?
L’obligation qui pèse sur l’auto-entrepreneur est d’ouvrir un compte bancaire dédié à son activité. La loi n’impose pas à l’auto-entrepreneur la nature du compte bancaire.
Il a donc le choix entre ouvrir un deuxième compte personnel ou ouvrir un compte professionnel.
Ouvrir un deuxième compte personnel est donc une possibilité mais vous pouvez rencontrer trois difficultés principales:
- La banque doit être d’accord pour vous laisser ouvrir un compte personnel pour des activités professionnelles, ce qui n’est, en pratique, pas souvent le cas; Le choix des banques d’auto-entrepreneur est donc limité;
- Vous pouvez rencontrer des difficultés pour encaisser des chèques libellés sous un “nom commercial” sur un compte personnel à votre nom; Cette difficulté peut avoir une incidence sur votre professionnalisme envers vos clients;
Si votre activité d’auto-entrepreneur est votre activité principale il est donc plus adéquat d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Un compte professionnel vous fera bénéficier de plusieurs services qui vous seront utiles comme:
- Une autorisation de découvert plus importante;
- Des prêts professionnels;
- La faculté d’encaisser des chèques libellés à un “nom commercial”;
- Une réelle séparation entre votre compte personnel et professionnel;
- Une facilitée comptable et fiscal et une transparence en cas de contrôle fiscal;
Il est vrai qu’ouvrir un compte professionnel est plus coûteux. Ouvrir un compte professionnel en ligne peut être une bonne option.
Banque traditionnelle ou banque en ligne ?
Avant d’ouvrir un compte bancaire d’auto-entrepreneur, vous devez définir quels sont vos besoins bancaires: les moyens de paiement dont vous avez besoin (CB, chèque, virement), les produits d’assurance ou d’épargne ou encore les fonctionnalités comptables proposées.
Ouvrir un compte bancaire d’auto-entrepreneur dans une banque traditionnelle est une option qui vous assurera des services bancaires complets.
Les démarches d’ouverture de compte bancaire auto-entrepreneur peuvent différer légèrement selon l’établissement bancaire choisi mais être quelque peu archaïques. Un certain nombre de pièces justificatives vous sera demandé (pièce d’identité, justificatif de domicile, justificatif d’immatriculation ou d’activité, etc).
Bon à savoir: il est très courant en pratique qu’une banque traditionnelle vous impose d’ouvrir un compte professionnel. Ainsi, le coût d’ouverture et de gestion de votre compte peut être élevé.
Les banques en ligne: la meilleure option pour l’auto-entrepreneur
Les banques en ligne présente de nombreux avantages pour l’ouverture d’un compte auto-entrepreneur:
- Un coût nettement moins élevé pour les comptes professionnels;
- Une plus grand liberté d’organisation: le fait que la banque soit une banque en ligne vous permet de gagner du temps quant à vos démarches;
- L’ouverture d’un compte bancaire en ligne est une démarche accessible et rapide (entre 5 et 10 minutes);
- Seulement trois documents justificatifs vous seront demandé: une pièce d’identité, un justificatif de domicile et un justificatif d’activité;
Bon à savoir: depuis peu, les néo-banques s’imposent sur le marché. Il ne s’agit pas réellement de banque en ligne car ce ne sont pas des établissements bancaires mais elles proposent une domiciliation de vos revenus et l’obtention d’un RIB. Cette option peut être adaptée au auto-entrepreneur et est la moins coûteuse de toutes.
Émettre des factures d'auto entrepreneur
Dans le cadre de l’exercice de leur activité, les auto-entrepreneurs doivent émettre des factures. De nombreuses règles régissent l’émission de factures. Voici un résumé des principales obligations à ce sujet :
- Transmission des factures au plus tard 15 jours après la livraison du bien ou l’exécution de la prestation ;
- Emission en deux exemplaires (un pour l’auto-entrepreneur et l’autre pour le client) ;
- Numérotation des factures ;
- Mentions obligatoires devant figurer sur les factures (relatives à l’activité de l’auto-entrepreneur, au produit ou service vendu et à la transaction concernée).
La gestion d’une auto-entreprise passe évidemment par l’étape de factures. Un certain nombre de règles générales encadrant la facturation en auto-entrepreneur.
- Vous devez transmettre la facture à votre client au plus tard le jour de la livraison ou de l’exécution de la prestation. On peut admettre un retard de 15 jours pour des raisons de nécessités de gestion administrative des entreprises.
Vous devez être capable de transmettre votre attestation URSSAF auto-entrepreneur si le client en fait la demande. C’est obligatoire pour toute facture supérieure à 5.000€. - L’auto-entrepreneur ne peut modifier la facture après son émission.
- Si le client modifie la facture après son émission et que l’auto-entrepreneur accepte les modifications, celles-ci sont en revanche valables.
Toute facture doit être complétée en au moins deux exemplaires : un pour le client et un pour l’auto-entrepreneur qu’il doit conserver pour justifier ses déclarations de chiffre d’affaires. - Les factures doivent être numérotées, présenter un numéro unique et se suivre sans “trou”.
A ces règles s’ajoutent des mentions obligatoires, qui doivent obligatoirement apparaître sur toutes les factures en auto-entrepreneur. L’établissement d’une facture a lieu avant la prestation. Avant celle-ci, il est nécessaire de prendre le temps de faire un devis auto-entrepreneur.
Les mentions obligatoires d’une facture
Il faut que vous et votre client soyez clairement identifiés
La première étape est de vous identifier, vous et la partie avec laquelle vous contractez. En résumé, il s’agit d’indiquer les éléments figurant sur votre extrait K auto-entrepreneur :
- Nom ;
- Adresse ;
- Nom commercial, le cas échéant ;
- Numéro SIRET d’auto-entrepreneur ;
- Numéro RCS/RM (si vous êtes enregistré au RCS ou au Registre des Métiers).
Concernant le client, vous devez indiquer son nom, adresse et sa forme juridique (pour un professionnel).
Il faut préciser les produits ou services vendus
Vous devez indiquer une description (dénomination des produits) de tous les biens ou prestations vendues.
La facture doit également indiquer la quantité échangée, ainsi que le prix unitaire HT et le total HT si plusieurs biens de même nature sont vendus.
Le total HT doit être indiqué, ainsi que d’éventuelles réductions. Celles-ci doivent apparaître au niveau des lignes qui les concernent, ou avant le total HT si elles s’appliquent à l’ensemble de la transaction.
Enfin, vous devez indiquer la mention “TVA non-applicable, article 293B du CGI” pour préciser votre appartenance au régime fiscal des micro-entrepreneur qui vous fait bénéficier d’une franchise de base de TVA. Toutefois, si vous avez dépassé les plafonds de chiffre d’affaires de la franchise de TVA, pensez à vous renseigner sur les informations relatives aux factures avec TVA.
Quid de la transaction?
Plusieurs mentions obligatoires permettent d’encadrer la transaction et d’en fixer juridiquement le cadre :
- La date d’émission de la facture ;
- La date de livraison ou d’exécution de la prestation ;
- La date de règlement ;
- Le numéro de facture ;
- Le taux de pénalités en cas de retard de paiement, si celui-ci est différent du taux légal. A noter qu’il ne peut dépasser le triple du taux légal, fixé pour le premier semestre 2020 à 3,15 % pour les particuliers et à 0.87 % pour les professionnels. Le taux de pénalités, s’il est différent du taux légal, doit être indiqué dans vos conditions générales d’utilisation et de vente ;
- Les conditions d’escompte : si elles sont prévues par vos CGU, les conditions d’escompte définissent une réduction en cas de paiement en avance par rapport à l’échéance ;
- Le montant forfaitaire fixé par décret pour toute facture impayée (uniquement pour les professionnels): “En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40 €, article D.441-5 du Code de commerce”.
Y a t-il des mentions obligatoires supplémentaires?
Ces mentions ne s’appliquent pas à tous les auto-entrepreneurs, mais doivent figurer sur votre facture dans certains cas.
- Si vous appartenez à un Centre de Gestion Agréé, vous devez l’indiquer : “membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté”.
- Si vous êtes auto-entrepreneur du bâtiment ou artisan (dans certains cas), vous devez souscrire à une assurance décennale. Il faut l’indiquer : nom et adresse de l’assureur et du garant, ainsi que l’étendue géographique de la protection.
- Si vous avez souscrit à une assurance auto-entrepreneur Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro), vous devez indiquer les mêmes informations.