La méthode des 5S
La méthode 5S est d’origine japonaise, elle a été initialement créée par Toyota pour augmenter la productivité dans ses usines.
Cette méthode permet d’optimiser en permanence les conditions et le temps de travail en assurant l’organisation, la propreté et la sécurité d’un environnement.
Chaque « S » (en japonais) correspond à une action, une opération ou une règle à appliquer pour améliorer l’exécution des missions et le cadre de travail.
Chez OKTOSCHOOL, nous trouvons que cette méthode à l’immense avantage d’être applicable dans à peu près tous les projets. C’est également une bonne entrée en matière pour booster sa productivité car ma méthode des 5S vous jette les bases d’une bonne organisation.
Jetons-y un petit coup d’oeil….
SEIRI – 整理
Traduire par « débarrasser de l’inutile ».
Ce premier principe recommande de supprimer tout ce qui ne vous sert pas dans votre espace de travail.
-> Faites les tri, classez et surtout jetez ce dont vous n’avez plus besoin
SEITON - 整頓
Traduire par « ranger ».
Il s’agit ici surtout de mettre de l’ordre dans son espace. On ne parle pas du simple ménage à faire chaque semaine. Vous pouvez commencer par délimiter des espaces attitrés et identifiables, propres à chaque objet.
Ranger également les choses dont vous allez vous servir fréquemment de manière à limiter vos déplacements physiques. Réunissez par exemple les documents sur votre création d’entreprise dans une pochette et gardez-la à proximité. Optimisez l’utilisation de l’espace pour être confortable et vous permettre de vous concentrer.
Évitez les post-its autour de votre écran d’ordinateur, par exemple….
SEISO – 清掃
Traduire par « nettoyer ».
Il vous sera agréable que votre espace de travail soit propre. Nettoyez et dépoussiérez régulièrement, que ce soit votre bureau ou votre écran d’ordinateur. Ne laissez pas traîner des gobelets ou votre repas du midi.
Réparez quand cela est possible ce dont vous avez besoin, comme ce tiroir qui ne s’ouvre plus, ou la roulette de votre fauteuil qui coince.
Avant de quitter votre travail, faites place nette pour avoir le plaisir d’arriver dans un espace accueillant le lendemain. Et oui, on parle ici de nettoyer tous les jours son espace de travail… 🙂
SEIKETSU – 清潔
Traduire par « standardiser ».
Vous pouvez standardiser vos règles de travail. Utilisez des bannettes avec un rôle précis pour chacune d’entre elle (exemple : à faire/en cours/fait/à archiver). Mon premier tiroir à droite est dédié aux fournitures, le suivant aux composants informatiques (clé USB, câbles, disques durs) et le dernier pour les feuilles, les pochettes et les enveloppes, tandis que le tiroir central est pour tout ce qui est en cours et important. Trouvez votre organisation à vous.
Pour aller plus loin, vous pouvez ordonner vos documents ou votre poste de travail de manière à ce qu’une autre personne puisse s’y retrouver en cas d’absence, en ajoutant des étiquettes, par exemple.
SHITSUKE – 躾
Traduire par « pérenniser ».
Pour qu’elle fonctionne convenablement et booste votre productivité, il convient de faire durer cette méthode dans le temps. Vous devez mettre en place un contrôle régulier de votre travail pour vérifier qu’il est toujours en conformité avec les 4 premiers principes énoncés.
