Généralement, vous commencez toujours à travailler avec la ferme intention d’être un dieu de la productivité. Au fur et à mesure que la journée avance, vous vous retrouvez pourtant inondé de mails, de demandes urgentes à traiter, d’appels de prospects … et votre liste de tâches augmente drastiquement. Tout ce que vous aviez initialement entrepris de faire aujourd’hui semble être remis à plus tard.
Rassurez-vous, moi aussi ça m’arrive encore aujourd’hui. Peu d’entrepreneurs ont dès le départ un processus de hiérarchisation des tâches. C’est ce qui fait amène cette impression désagréable de toujours faire du rattrapage.
Vous pouvez toutefois prendre une longueur d’avance et respecter vos délais grâce à des méthodes simples pour définir les priorités et gérer votre charge de travail quotidienne. Voyons tout cela ensemble.
Créer une TO DO LIST
Lister tout ce que l’on a à faire… ça peut sembler rudimentaire mais c’est souvent une étape qui est zappée dans la précipitation. Prenez donc le temps de faire cette To Do List et de décomposer les tâches les plus importantes en sous-tâches pour vous sentir moins submergé.
Une fois vos tâches regroupées et répertoriées au même endroit, ajoutez des informations supplémentaires, telles que le temps qu’il faudra pour terminer, le niveau d’importance ou d’urgence et la date d’échéance. Avec toutes vos tâches en un seul endroit, vous serez en mesure de voir une vue d’ensemble de ce qui doit être fait et d’avoir une idée précise de la charge de travail qui vous attend 😀 .
La manière dont vous hiérarchisez vos tâches dépendra de la nature de votre projet mais il existe quelques méthodes qui pourraient vous convenir.
La Matrice d'Eisenhower
La matrice de décision d’Eisenhower commence par organiser les tâches en quatre quadrants, selon qu’elles sont importantes, urgentes, les deux ou ni l’une ni l’autre. En tant que général cinq étoiles pendant la Seconde Guerre mondiale, puis président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower était habile à prendre rapidement des décisions importantes et a proposé cette méthode pour l’aider.
Cette approche vous aide à décider quoi faire maintenant (important et urgent), ce que vous devez planifier (important mais pas urgent), ce que vous pourrez peut-être déléguer (pas important mais urgent) et ce que vous pouvez éventuellement supprimer (pas important et non urgent). C’est un excellent outil pour hiérarchiser les tâches, prendre des décisions rapidement et rester organisé.

Eat the Frog
“If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.” – Mark Twain
La méthode Eat the Frog n’est pas une suggestion littérale, mais plutôt un système basé sur une citation du toujours sage Mark Twain. «Si c’est votre travail consiste à manger une grenouille, il vaut mieux le faire tôt le matin.» En termes de productivité, cela se traduit par s’attaquer aux tâches les plus importantes ou complexes avant de passer à des tâches moins importantes.
Eat the Frog en action: terminez la présentation de votre business plan que vous ferez à votre banquier en fin de semaine avant de répondre à vos e-mails, de travailler sur votre site internet ou d’appeler vos partenaires…
En vous plongeant dans une tâche majeure dès le début, vous conserverez toute votre concentration et vous ne serez pas distrait par des tâches minimes.
La règle des 2 minutes
Souvent les tâches sur lesquelles vous procrastinez sont assez faciles à réaliser mais vous avez du mal à vous lancer dedans pour une raison ou une autre. La règle des 2 minutes vous aide à surmonter la procrastination en découpant la tâche en étapes si simples que vous ne pouvez plus dire non.
Vous avez sûrement laissé une vaisselle de côté après votre repas, un post-it froissé sur votre bureau, une poubelle à sortir, un mail terminé en mode “brouillon”…
En suivant cette règle et en l’appliquant dès maintenant : si cela prend moins de deux minutes, faites-le maintenant.
Cette règle est issue du livre de David Allen, Getting Things Done.
Elle est également utilisée pour se créer de nouvelles habitudes :
- «Lire un livre chaque mois » devient «Lire une page chaque soir».
- «Faire trente minutes de yoga le matin» devient «Sortir mon tapis de yoga».
- «Pliez la pile de linge» devient «Pliez deux tee-shirts».
L’idée ici c’est est de rendre vos nouvelles habitudes les plus simples possible pour démarrer. N’importe qui peut lire une page, sortir un tapis de yoga ou ranger un vêtement. Même si les objectifs finaux peuvent être difficiles, les deux premières minutes doivent être accessibles et facilement réalisables.
Voilà donc deux manières de mettre en œuvre cette règle des deux minutes.
Cumuler les méthodes pour priorisez vos tâches
Personnellement, j’utilise la matrice d’Eisenhower pour organiser mes tâches bien sûr mais également pour traiter mes mails. Ainsi, je décide lesquels je dois supprimer, archiver, garder pour plus tard ou ceux à traiter immédiatement.
Une fois que ce premier tri est fait, je passe à la règle des 2 minutes avec les mails que je traite. Si la réponse à un mail peut être faite en moins de 2 minutes (pas de recherche à faire, personne d’autre à solliciter, pas de pièce jointe à lire, etc …), je traite le mail immédiatement. Sinon, je passe au suivant, etc…
Et bien-sûr, m’occuper des mails est une tâche qui apparaît dans ma To Do List et mon POMODORO Timer a été lancé !
A la première lecture vous aurez sans doute l’impression que c’est une usine complexe à monter mais en réalité, vous testerez les méthodes les unes après les autres et les cumulerez surement lorsque vous les maîtriserez.