Créez votre To Do List
Chronique d’une planification ratée
Il est 5h30 du matin et mon réveil vient de sonner. Après une petite routine de stretching, et une douche rapide, je me focalise sur mes objectifs de la journée en buvant mon café. Je veux être aussi productif que possible, ne pas rater cette journée (et ne pas m’être levé à 5h30 pour rien…). C’est le moment pour moi de planifier mes tâches avec cette fameuse To Do List. Si aujourd’hui, j’ai réussi à augmenter drastiquement ma productivité et à enfin prendre le contrôle de mon temps, cette routine que je viens de vous décrire n’a pas toujours été présente.
Comme moi, vous avez peut-être déjà vécu une journée où vous avez tout planifié la veille au soir et où les choses ont commencé à mal tourner dès le matin… Une fois bien réveillé, vous avez commencé à ajouter des tâches à votre liste, pour que cette dernière fasse au final plusieurs kilomètres de long sans que vous vous en aperceviez.
De plus, votre To Do List contenait également des choses impossibles à accomplir en une journée. Et pour couronner le tout, vous n’avez aucune idée du temps à accorder à chaque tâche ni quel est le meilleur moment pour s’y mettre.
Si vous rencontrez cette problématique actuellement, ce chapitre devrait vous aider à y remédier.
Les principales erreurs avec la To Do List
Prenons le cas de cette journée, celle durant laquelle vous lisez ce chapitre et posez vous ces 3 questions :
- Combien de temps avez-vous réellement passé à planifier cette journée ?
- Pensez vous qu’elle soit pleinement optimisée ?
- Avez vous pu réaliser tout ce que vous souhaitez faire ?
Si la réponse à la première question est “5 minutes devant ma tv hier soir”, nul doute que la réponse aux deux autres et non et c’est probablement la principale raison pour laquelle votre journée est devenue si stressante.
Le manque de temps consacré à la planification vient souvent se cumuler avec un trop grand nombre de tâches importantes dans votre liste. Si vous n’avez pas décomposé les tâches en plus petites tâches, il est probable que vous ne les accomplirez pas pendant la journée et devrez les reporter à plus tard.
Enfin, ne considérez pas la création de la To Do List comme une chose secondaire dans votre emploi du temps. Plus vous y accorderez d’attention, plus la liste sera réaliste et réalisable.
Les composantes d’une bonne To Do List
Voici quelques caractéristiques qui feront de votre To Do List, un élément essentiel qui boostera votre productivité.
Le réalisme
Il est difficile de vous donner un chiffre exact sur le nombre de tâches que vous pourriez ou devriez avoir sur votre To Do List. Cela dépend de votre situation. Toutefois, vous devriez vous fixer un nombre concret (12 par exemple) et tester ce nombre sur une semaine entière. Si vous voyez que les deux dernières tâches sont toutes inachevées ou repoussées, réduisez votre liste à 10 tout simplement et vous devriez pouvoir maintenir ce cap hebdomadaire.
La flexibilité
Que se passe-t-il lorsque vous avez planifié une tâche, mais que vous ne pouvez pas vous en occuper? Avez-vous un plan B en place? Vous devez imaginer ce scénario et anticiper au maximum : avoir une personne ressource, décaler la tâche ou la déléguer. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à réfléchir en cours de journée.
L’équilibre
Votre To Do List doit contenir à la fois des tâches importantes et des tâches moins importantes. Regardons les choses en face: bien que nous aimerions tous travailler uniquement sur des tâches importantes (par exemple, celles liées aux objectifs), nous devons également nous occuper des tâches les moins importantes (comme faire les courses, ranger son bureau, trier ses factures…).
La liste fermée
Une fois votre To Do List rédigée, il faut limiter au maximum la possibilité que d’autres tâches atterrissent sur votre liste au cours de la journée. Pour cela, je vous conseille de faire une liste fermée. Il vous suffit de tracer une ligne sous la dernière tâche de la liste et ne pas s’autoriser à ajouter de nouvelles tâches pendant la journée tant que cette dernière n’est pas réalisée.
Comment créer une To Do List qui augmente votre productivité
1. Prenez votre temps
Ne vous précipitez pas pour créer votre To Do List : passez du temps sur la phase de planification. Si besoin, isolez-vous un moment dans une pièce séparée de votre maison (ou même en dehors). Ainsi, vous pouvez réellement réfléchir aux tâches avant de les mettre sur votre liste de tâches.
Essayez de passer au moins 15 minutes avec votre To Do List lorsque vous la planifiez. Vous avez pu lire dans le préambule de ce chapitre que je m’y consacre le temps du café le matin. J’ai en réalité une fenêtre de 10 à 15 minutes dédiée à la rédaction de ma To Do List et une alarme qui sonne pour commencer à me mettre au boulot!
2. Placer les tâches importantes au début
Lors de la planification de votre journée, assurez-vous que les tâches importantes sont au début de votre liste. Cela garantit que vous effectuez ces tâches le plus rapidement possible.
Il faut bien sûr définir ce que “important” signifie pour vous et ne pas le confondre avec “urgent”. Par exemple, en tant que formateur, je m’assure d’avoir les tâches de création de contenu au début de ma liste. J’ai besoin d’être frais et concentré pour rédiger des cours et c’est pourquoi j’attaque ces tâches en tout début de journée.
3. Suivez les tâches récurrentes
Vous avez peut-être des tâches récurrentes sur votre liste, mais savez-vous combien de temps elles prennent pour les accomplir?
Si ce n’est pas le cas, assurez-vous de faire un suivi du temps pour le comprendre. Cela vous aide à mieux planifier votre journée, car vous savez combien de temps une tâche prend et s’il y a un certain créneau horaire dans votre emploi du temps pendant lequel la tâche pourrait être exécutée.
4. Regroupez certaines tâches
Regardez votre liste et recherchez des tâches similaires que vous pourriez traiter ensemble. De cette façon, vous pouvez supprimer certaines tâches de votre liste plus rapidement et plus facilement.
5. Découpez les tâches en détail
N’indiquez pas des macro-tâches sur votre To Do List. Par exemple, une tâche comme «créer le site Web» doit être fractionnée en plus petits morceaux. Plus les tâches sont petites, plus il est facile de les accomplir dans le temps.
Faites correspondre votre To Do List avec votre emploi du temps
Lorsque vous vous lancez dans la création de votre To Do List, posez-vous ces 3 questions:
Ai-je déjà inscrit quelque chose dans mon emploi du temps?
On parle ici de votre emploi du temps personnel. Par exemple, si vous avez un rendez-vous prévu dans la journée, assurez-vous que votre To Do List intègre cette absence. N’essayez pas de «surcharger» votre liste avec trop de tâches, car il est plus probable que vous n’en accomplissiez qu’une fraction.
Ai-je des icebergs sur ma liste?
Cette question fait référence à une tâche qui est en fait beaucoup plus grande que ce qu’elle paraît. Parfois, lorsque vous commencez à travailler sur une tâche, vous vous rendrez vite compte qu’elle est beaucoup plus importante que ce que vous pensiez au départ (comparez-les aux icebergs, où seule le sommet est au-dessus de l’eau, mais la majorité de son volume est en dessous) .
Essayez de repérer ces «icebergs» dès le début et divisez ces tâches en blocs plus petits et plus faciles à gérer.
Quelles tâches peuvent résister aux distractions?
Tandis que certaines tâches requièrent toute votre attention, certaines d’entre elles tolèrent un peu de distraction.
Par exemple, vous pouvez consulter votre flux d’actualités sur Twitter, Linkedin ou sur un média dédié lorsque vous êtes sur le canapé avec votre famille. Ces tâches seront suivies même avec un minimum d’attention. Autant ne pas vous enfermer dans une bulle pour les effectuer!
Passez à la To Do List 2.0 !
Je ne peux pas jeter à la poubelle la bonne vieille méthode du stylo et papier car j’utilise toujours pour certains projets un carnet dédié :
Toutefois, mieux vaut essayer de tirer parti de la technologie et trouver un outil qui s’occupe de la maintenance de votre liste de tâches pour vous.
Ce que vous pouvez attendre d’un logiciel ou d’une application serait :
- lister vos tâches ;
- définir une échéance ;
- checker ce qui a été fait ;
- classer les tâches en catégories ;
- ajouter des couleurs pour différencier ;
- attribuer une tâche à quelqu’un d’autre …
Mon outil préféré est Todoist, mais il existe d’autres applications de gestion des tâches que vous pouvez également essayer : Trello, Asana, TasksBoard …
